Как настроить подпись в Outlook

В настольной версии: меню файла, параметры, раздел почты, кнопка подписей в верхней части окна. Открывается отдельное окно со списком подписей и полем для правки.

Создайте подпись кнопкой создания, дайте ей понятное имя — оно нужно только вам — и наберите текст в поле ниже. Форматирование здесь обычное: шрифт, размер, ссылки.

В веб-версии путь другой: значок настроек, раздел почты, пункт создания и ответа. Подпись там своя и с настольной программой не синхронизируется.

В новом интерфейсе Outlook подписи лежат в том же разделе, что и в веб-версии, — это одна и та же настройка.

Самая частая причина: подпись создана, но не назначена. В правой верхней части окна подписей есть два списка — для новых сообщений и для ответов и пересылки. По умолчанию в обоих стоит вариант без подписи.

Выберите свою подпись в обоих списках. Если в ответах подпись не нужна, второй список так и оставьте пустым — но тогда и жалоб быть не должно.

Вторая причина: несколько учётных записей. Над списками есть выбор ящика, и настройки задаются для каждого отдельно. Подпись, назначенная рабочей почте, в личной не появится.

Третья: письмо создаётся не из Outlook, а из другой программы через команду отправки. Такие письма подпись не подхватывают.

Обычная практика: в новом письме полная подпись с должностью и телефоном, в ответе — короткая, из имени и телефона. Иначе переписка из пяти писем тянет пять одинаковых блоков.

Сделайте две подписи с разными именами и назначьте каждую своему списку. Переключить подпись в конкретном письме можно вручную: на вкладке сообщения есть кнопка подписи со списком.

Удобно завести и третью, пустую подпись — для коротких внутренних писем.

Порядок: подпись подставляется в момент создания письма. Если поменять настройку при уже открытом черновике, в нём ничего не изменится.

Логотип в подпись вставляется как обычная картинка, кнопкой в окне подписи. Работает, но с оговорками, о которых лучше знать заранее.

Многие почтовые программы по умолчанию не показывают изображения во входящих. У части получателей на месте логотипа будет пустая рамка, поэтому телефон и должность должны быть текстом, а не частью картинки.

Держите изображение лёгким — несколько десятков килобайт. Тяжёлый логотип прибавляется к каждому письму и на длинной переписке заметно раздувает ящик.

И не вставляйте картинку ссылкой на внешний сайт: если он переедет, подпись сломается у всех писем разом, включая давно отправленные.